Routage de votre revue-client

Le fichier Excel pour votre routage est à déposer en ligne sur le site www.expertinfos.com

dans la rubrique « Espace abonnés »

 

 

Fonctionnement du routage : nous adressons votre revue-client directement aux destinataires, sous film ou  sous enveloppe blanche. Nous nous chargeons de la mise sous pli, de l’affranchissement, du tri postal et de l’expédition.

 

Pour pouvoir acheminer votre revue-client dans les meilleurs délais et en conformité avec les règles en vigueur pour les envois en nombre, il est nécessaire que vous nous fassiez parvenir les coordonnées postales des destinataires sous la forme d’un fichier Excel (les autres formats ne sont pas acceptés) répondant à des caractéristiques précises, détaillés ci-dessous.

 

Pour un même abonnement, nous ne conservons que le dernier fichier de routage déposé sous la même référence et n’effectuons aucune saisie manuelle sur celui-ci ; la mise à jour de votre fichier vous incombe directement. Lors du dépôt de votre fichier sur Internet, votre fichier sera contrôlé sur de nombreux points, et ne pourra être déposé s’il ne répond pas au cahier des charges (exemple : un code postal est manquant).

 

Votre fichier de routage doit être déposé avant le 1er du mois (au plus tard le 4 à 12h) pour la livraison de votre revue-client en début de mois suivant. Toute remise de fichier après le 04 sera traitée le mois d’après. Un accusé de réception par email vous garanti la bonne réception de votre fichier.

 

Pour DECLARER VOTRE FICHIER A LA CNIL, connectez-vous sur www.cnil.fr rubrique « Déclarer », « Téléprocédures » et choisissez « Norme simplifiée » (ou norme 48).

 

 

GENERALITES

 

·         Le nom à donner à votre fichier de routage est sous la forme FRC-XXX.xls et vous a été communiqué.

·         La feuille de votre fichier Excel qui contient les données doit être nommée « FRC » (sans les chiffres).

·         Le fichier Excel ne devra contenir aucune autre information que celles utiles au routage, et respecter l’ordre et la désignation exacte des colonnes de l’exemple ci-dessous.

·         Toutes les informations doivent être saisies en caractères MAJUSCULES.

·         Les caractères accentués, signes de ponctuation (apostrophes, points, points-virgules, deux points, virgules, tirets, barres obliques, etc.) et abréviations pour l’adresse ne sont pas autorisés (sauf « BP » pour boite postale, « CX » et « CDX » pour cedex).

·         Les champs « NOM1 », « ADRESSE2 », « CP », « VILLE » et « QUANTITE » sont OBLIGATOIRES. Les autres champs sont facultatifs.

·         Les champs « NOM1», « NOM2 », « ADRESSE1 », « ADRESSE2 », « ADRESSE3 », et « VILLE » peuvent comporter un maximum de 32 caractères chacun (espaces vierges inclus) ; les caractères supplémentaires ne seront pas imprimés.

 

 

DETAIL SUR CHAQUE CHAMP

 

 

·         Le champ «CIVILITE », facultatif, doit se limiter strictement à 4 caractères, et pourra comporter l’une des civilités suivantes (liste non exhaustive) :

        STE  SA SCP  ETS   SARL   SCI  EURL  ASSO  SAS   MR   MME   MLLE   MRS   MRME  

·         Le champ « NOM1» doit obligatoirement être renseigné. Il permet d’inscrire :

o        le nom de l’établissement, qu’il y ait ou non un destinataire nommément désigné 

o        le nom/prénom (dans cet ordre) du destinataire, dans le cas où aucun nom d’établissement n’existe

·         Le champ « NOM2 », facultatif, permet de renseigner civilité/nom/prénom (dans cet ordre) du destinataire dans le cas où « NOM1 » a été utilisé pour identifier un établissement.

 

Remarque : il y a 2 possibilités de saisie dans le cas où le destinataire est Monsieur Jean DUPONT de la  SARL DUMOULIN :

CIVILITE

NOM1

NOM2

SARL

DUMOULIN

MR DUPONT JEAN

MR

DUPONT JEAN

SARL DUMOULIN

 

·         3 champs distincts permettent de recueillir l’adresse du destinataire : « ADRESSE1 », « ADRESSE2 », et « ADRESSE3 ».

·         Le champ « ADRESSE2 », obligatoire,  constitue « l’adresse principale », et doit impérativement être renseigné du nom d’une voie (« AVENUE», « PASSAGE»,  «BOULEVARD », « RUE », etc.), libellée en entier. Les autres champs d’adresse permettent de compléter cette adresse principale. Les boîtes postales ne peuvent constituer la seule adresse. Saisis dans le champ « ADRESSE2 », les numéros de voie doivent exclusivement et obligatoirement être suivis d’un ESPACE (pas de virgule, de point ou de tiret). Les abréviations du type ZI, ZAC, ZUP, etc. , mentionnées dans les champs  « ADRESSE1 » ou  « ADRESSE3 », sont autorisées.

·         Le champ « CP » (à mettre au format texte, dans Excel) doit comporter exactement 5 chiffres (ajouter un zéro au début si nécessaire)

·          Pour désigner une ville, n’utiliser aucune abréviation, sauf pour les noms "SAINT" et "SAINTE" (au singulier) qui doivent être écrits "ST" et "STE" ("SAINTES" et "SAINTS" - au pluriel - devront être écrits en toutes lettres).

        Exemples :     SAINT-LUC => ST LUC      CHATILLON / CHALARONNE => CHATILLON SUR CHALARONNE

 

EXEMPLE de fichier correctement renseigné

 

CIVILITE

NOM1

NOM2

ADRESSE1

ADRESSE2

ADRESSE3

CP

VILLE

QUANTITE

SARL

DUPONT ET ASSOCIES

MR DUPONT CHRISTIAN

PARC BALZAC

15 BIS RUE DES FRERES LUMIERE

ZI  REPUBLIQUE

86057

ST MARCELLIN SUR LOIRE

1

MR

MOREL

 

 

PASSAGE DU BAC

 

97400

LA REUNION

3

SCI

DURAND FRERES

 

BP 584

3 RUE DU CHATEAU

 

69008

LYON CEDEX 4

1

 

 

SAISIE  DES ADRESSES  A l’ETRANGER 

 

o        Les champs « CIVILITE », « NOM1 », « NOM2 », « ADRESSE1 », « ADRESSE2 », sont à renseigner normalement.

o        Le champ « ADRESSE3 » doit être renseigné du code postal (ou de son équivalent propre à chaque pays)  et du nom de la ville (exemple : « 70100 STUTTGART »)

o        Le champ « CODE POSTAL » doit être renseigné du code pays (reportez-vous au tableau ci-dessous)

o        Le champ « VILLE » doit être renseigné du nom du pays (exemple : « BELGIQUE »)

 

Pays

Code pays      

Pays

Code pays     

Pays

Code pays      

Allemagne

99141

Danemark

99101

Monaco

99138

Arabie Saoudite

99201

Ecosse

99558

Nouvelle-Calédonie

99510

Argentine

99415

Espagne

99134

Pays-Bas

99135

Autriche

99110

Finlande

99105

Pologne

99122

Belgique

99131

Gabon

99328

Polynésie Française

99550

Bénin

99327

Grande-Bretagne

99132

Portugal

99139

Brésil

99416

Grèce

99126

Roumanie

99114

Bulgarie

99111

Ile Maurice

99390

Russie

99583

Burkina Faso

99331

Irlande  du Nord

99568

Suisse

99140

Cameroun

99322

Irlande Eire

99136

Tchad

99344

Canada

99401

Italie

99127

Tunisie

99351

Chine

99216

Luxemburg

99137

Turquie

99208

Comores

99513

Mali

99335

USA

99404

Côte d’Ivoire

99326

Maroc

99350

Yougoslavie

99121

Croatie

99120

Mayotte

99559

Zimbabwe

99310